Suomen valtion 16.3. julistama poikkeustila pandemian torjumiseksi on siirtänyt monet konttorilta etätöihin. Kotona tehtävät työt voivat alkuun kuulostaa houkuttelevalta: Miksei sähköpostiin voisi vastailla kotisohvalta? Entä jos etäkokoukseen voisi osallistua omasta sängystä? Jos soittelisinkin asiakaspuheluita pyjamat päällä?
Kuulostaako turhan ruusuiselta? Toisille etätyöt kotona voivat olla kodin olosuhteiden vuoksi todella hankalia. Kotona on liikaa virikkeitä: Sotkua ja tavaroita työpisteellä, tiskejä, muiden kotoa työskentelevien tai opiskelevien ääniä, huomiota tarvitsevia perheenjäseniä ja niin edelleen. Toisaalta myös työkoneen avaaminen ilman totuttua työympäristöä voi tuottaa hankaluuksia. Omaan työhuoneeseen astuminen on voinut napsauttaa työmoodin päälle ja suunnata ajatukset kohti ajankohtaisia työtehtäviä. Nyt pitäisi pystyä siihen ilman työpaikan apua.
Miten siis toimia? Miten muovata etätyöstä mahdollisimman miellyttävää, ihmisystävällistä ja tehokasta?
Alla viisi vinkkiä hyvinvoinnin ylläpitoon myös etätöissä.
1. Pidä selkeät rajat työajan ja vapaa-ajan välillä
Työpaikalle mennessä tämä on helpompaa, sillä työpaikan ovi rajaa konkreettisesti työajan vapaa-ajasta. Kotona taas töihin helposti valuu hiljalleen omista kotirutiineista. Tämä voi viivästyttää töiden alkamista ja rikkoa keskittymistä koko työskentelyn ajan. Pidemmän päälle osittainen työnteko on sekä tehotonta että kuormittavaa: Vapaa-aika ei rentouta eikä työn ajattelu lopu koskaan.
Muodosta selkeä raja tavalla, joka toimii itsellesi. Työajan voi aloittaa tietty kellonaika, erikseen kotoa määritettyyn työnurkkaukseen asettuminen tai vaikka rauhallisen aamupalan tai lounaan päättyminen nopeaan tiskaamiseen. Tee sopimus itsesi kanssa etukäteen työt aloittavasta merkistä ja noudata sitä. Ensimmäiset kerrat voivat tuntua haastavilta, mutta tässäkin asiassa harjoitus tekee mestarin!
2. Pidä taukoja, oikeasti
Jokaista työskentelyn ja virikkeiden täyteistä tuntia kohden tarvitaan noin 10 minuuttia taukoa. Näitä taukoja voi ajatella siirtymävaiheena seuraavaan tilanteeseen siirtyessä. Aivot eivät pysty loputtomiin käsittelemään virikkeitä liukuhihnamaisesti. Ne tarvitsevat aikaa jäsentää kokemuksia, päättää ajatusketjuja ja poistaa työmuistista asioita. Siirtymän jälkeen voit taas tehokkaammin keskittyä seuraavaan asiaan.
Tärkeintä taukojen pitämisessä on se, että tauolla et tee mitään työhön liittyvää. Ihmisen alitajunta tekee rentoutuessa töitä puolestasi. Tauon pitäminen ja tauon aikana prokrastinoiminen voikin olla eduksesi ja ratkaista jonkin työtäsi koskevan haasteen. Bonuspisteitä saat, mikäli käyt tauon aikana jaloittelemassa, parvekkeella tai jopa ulkona. Myös venyttely on hyväksi päätteen ääressä ahertaville.
Lisää taukojen pitämisen ja tyhjäkäynnin merkityksistä voit saada esimerkiksi täältä (School of Life – How to Simpily Your Life) tai täältä (Helsingin Sanomat 9.3.2020, ”Ei ikinä tylsää hetkeä”)
3. Löydä omalle päivärytmillesi sopiva työaika ja -rytmi
Jos mahdollista, suunnittele etäpäiväsi omalle päivärytmillesi sopivaksi. Milloin olet hereillä, oletko aamu- vai iltavirkku? Jos ei ole pakko aloittaa aamukahdeksalta, milloin olisi itsellesi hyvä aika? Mikäli työ vaatii esimerkiksi tiukkaa 8-16 työaikaa, pyri löytämään työskentelystä itsellesi sopiva rytmi.
Jätä työhön orientoitumiselle ja päivän tehtävien suunnittelemiselle aikaa työpäivän aluksi. Kirjoita ensimmäiseksi päivittäinen tehtävälista ranskalaisilla viivoilla ja selkeillä tehtävillä (vältä ”mieti/tutki/ota selvää” -tyyppisiä tehtäviä), ja muista vetää tehtävä listalta yli sen tehtyäsi.
Toisille sähköpostiin vastaaminen on helpompaa heti aamulla, toisille iltapäivällä. Ideointia ja luovuutta tarvitsevat työtehtävät kannattaa mielestäni hoitaa melko aikaisin työpäivän aikana.
Toiset tykkäävät tehdä päivän ikävimmän asian heti ensimmäiseksi, toiset lykkäävät sen viimeiseksi. Itse jätän mekaanista ja toistavaa työtä vaativat tehtävät päivän viimeisiksi. Pidän myös tauot työtehtävien vaihtuessa (ks. kohta 2) ja jätän aikaa töiden päättelemiselle työviikon lopussa. Vinkkejä ja mieltymyksiä löytyy loputtomasti, löydä omasi ja huomaat eron.
Lisää vinkkejä oman työskentelyrytmin löytämiseen voit saada esimerkiksi täältä. (Harvard Business Review 2016, ”How to Get into a Rhythm at Work If You Can’t Stick to a Schedule”)
4. Panosta erikseen mukavuuteen
Työpisteesi työpaikalla voi olla standardisoitu tai siirtyvä, avokonttori tai vain telakka läppärille. Kotona voit kuitenkin mahdollisuuksien rajoissa muovata omasta työpisteestäsi mahdollisimman mukavan. Tämä tarkoittaa viihtyvyyden ja ergonomian lisäksi vähäisiä virikkeitä sekä työpisteesi tunnelmaa. Keskitytkö paremmin tuijottaen valkoista seinää vai ulos ikkunasta? Työskenteletkö mieluummin nostaen jalat sohvapöydälle vai istuen ryhdikkäästi keittiön pöydän ääressä? Työpisteen järjestämiseen kannattaa käyttää aikaa ennen töiden aloittamista, sillä epämukavuus ja huono ergonomia kuormittavat työtä tehdessä.
Kuuntele musiikkia keskittyäksesi ja vähentääksesi hälyä. Aseta tietokone mahdollisimman hyvin ryhtiä ja katseen suuntaa ajatellen. Löydä mukava istumapaikka nojatuolista, sohvalta tai pöydän äärestä. Kokeile myös työskennellä välillä seisten. Muista myös valaista työpiste hyvin, erityisesti jos joudut käsittelemään tekstiä muualtakin kuin läppäriltä. Vähennä näytön sinistä valoa esimerkiksi f.lux-ohjelmalla, jotta silmäsi rasittuvat vähemmän.
Kaiken tämän järjestelemisen tavoitteena on tehtä työpisteeseen asettumisesta ja siinä työskentelemisestä mukava ajatus. Työtä on paljon mukavampi tehdä, jos työpaikalle on kiva mennä. Työkavereitasi et tässäkään tapauksessa voi valita, mutta voit vaikuttaa omaan työpisteeseesi ja asenteeseesi.
5. Poista häiriötekijät
On arvioitu, että jokainen yksittäinen keskeytys – viesti, puhelu tai jo pelkän viestiäänen kuuleminen – haittaa keskittymistä vielä 15 minuuttia keskeytyksen päättymisen jälkeen. Britanniassa vuonna 2018 tehdyn tutkimuksen mukaan ihmiset katsovat puhelintaan keskimäärin kerran 12 minuutissa. Tämä tarkoittaa, että emme taida olla juuri koskaan täysillä keskittymässä – ellemme tee asialle tietoisesti jotakin!
Viestejä sataa pitkin työpäivää, sille ei voi mitään. Voit hyvillä mielin jättää ne huomiotta ja palata vaikka tauolla tai työpäivän jälkeen. Mikäli kokonaan huomiotta jättäminen tuntuu rankalta, voit vastata ystävällisesti palaavasi asiaan. Sulje puhelimesi äänettömälle, älä pidä somea auki toisessa välilehdessä ja katso sähköpostitkin suunnitelmallisesti kerran tai kaksi päivässä. Tee yksi asia kerrallaan, sillä multitaskaaminen on itsensä huijaamista. Pitkässä juoksussa et ole yhtään sen tehokkaampi, jopa päinvastoin.
Häiriöiden poistaminen toimii myös toisin päin! Sulje työajan ulkopuolella puhelimesta kaikki työhön liittyvät sähköpostit, puhelut ja someviestit. Mikäli sinulla on työpuhelin tai -liittymä, kytke se äänettömälle. Älä käy työsähköpostissa työajan ulkopuolella (turhankin yleinen tapa ollakseen itsestäänselvyys!) ja jätä vastaamatta somessa tuleviin työhön liittyviin yhteydenottoihin. Hyvänä vinkkinä on pitää puhelinta mahdollisuuksien mukaan äänettömällä ja poissa näkyvistä vaikka iltakahdeksasta eteenpäin.
Yksityisyrittäjille ja keikkatyöläisille tämä saattaa olla tavallaista hankalampaa, sillä vastaamatta jääminen voi pahimmillaan johtaa työkeikan menettämiseen. Jos on pakko vastata jotakin, voi pohtia miten reagoida viestiin ja siirtää tarkemman sopimisen myöhemmäksi. Yleensä keskusteluyhteyden avaaminen riittää ja onkin hyvä ehdottaa heti seuraavaa askelta ja sen ajankohtaa.
Kenenkään ei kuitenkaan tarvitse olla aina tavoitettavissa, oli kyse sitten työstä tai vapaa-ajasta. Aina voi sanoa ystävällisesti, että palaat asiaan myöhemmin. Aina voi jättää vastaamatta ja palata itsenäisesti asiaan myöhemmin. Sinä vedät rajan tavoitettavuuden ja tavoittamattomissa olemisen välillä.
Lisää keskittymisen häiriintymisestä kiihkeän viestintäkulttuurin aikana voit lukea esimerkiksi täältä (Linda Stone, Continuous Partial Attention) tai täältä (The Guardian 2018, ”The lost art of concentration: being distracted in a digital world”
Mikä muu sinua auttaa etätöiden hyvinvoinnissa? Kerro siitä kommenteissa tai vaikka lähettämällä sähköpostia markus@vaikutusverstas.fi.
Jos et heti onnistu, se ei haittaa! Etätyö voi olla täysin uusi kokemus, ja se vaatii taas uudenlaisia taitoja. Älä hermostu, mokaa rennosti ja kokeile uudelleen!
ps. Lue myös 7 vinkkiä parempaan työhyvinvointiin!
– MK
Kirjoittaja on improvisaatiovalmentaja Markus Kaustell. Markus toimii improvisaatio- ja vuorovaikutustaidojen kouluttajana yrityksille ja yhteisöille ympäri Suomea.